Se você está envolvido em um time de desenvolvimento, sabe como a gestão eficiente de projetos e tarefas é crucial para o sucesso.
Nesse contexto, ferramentas como o Trello se destacam, oferecendo uma plataforma intuitiva e visualmente amigável que facilita a colaboração e o acompanhamento das atividades.
Neste post, exploraremos um exemplo prático de como criar um quadro Trello otimizado para equipes de desenvolvimento.
Para criar o seu quadro, você precisará criar uma conta no Trello, você pode usar a sua conta do Google para fazer isso, e em seguida clicar em Templates como mostra a imagem:
Após entrar na área de templates de quadros do Trello faça uma busca por Scrum e clique na opção que aparece.
Será iniciado um quadro com as seguintes colunas:
- Backlog do projeto
- Backlog de Sprint
- A fazer
- Em andamento
- Feito
Passo 1. Listas estratégicas: Backlog, Sprint Backlog, Em Progresso e Concluído
A primeira etapa para criar um quadro Trello eficiente é estabelecer listas estratégicas. Para um time de desenvolvimento, quatro listas principais são essenciais: Backlog, Sprint Backlog, Em Progresso e Concluído.
- Backlog: Esta lista abriga todas as tarefas planejadas para o projeto. Pode incluir recursos a serem desenvolvidos, bugs a serem corrigidos e melhorias futuras. Manter o Backlog organizado é crucial para priorizar tarefas e garantir que a equipe esteja sempre focada nas atividades mais importantes.
- Sprint Backlog: O que diferencia essa lista para o backlog, é que a Sprint Backlog contém as histórias de usuários que foram priorizadas a serem desenvolvidas no ciclo da Sprint. Exemplo: Se a sprint for de duas semanas, a Sprint Backlog deve possuir as atividades de desenvolvimento que foram priorizadas e escolhidas a serem desenvolvida nesse ciclo de tempo.
- Em Progresso: As tarefas que estão sendo trabalhadas são movidas para esta lista. Isso proporciona uma visão clara do que está acontecendo no momento e ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho em determinadas etapas do projeto. Uma coisa importante é que os cards só devem ser puxados para essa coluna/lista quando realmente forem iniciados os trabalhos relacionados à essa atividade.
- Concluído: Uma vez que uma tarefa é finalizada, ela é movida para a lista Concluído. Isso não apenas fornece um senso de realização para a equipe, mas também facilita a revisão do progresso geral do projeto. Um ponto de atenção é que tarefas que estejam bloqueadas em em fase de validação não devem ser movidas para a coluna de Concluído. Isso dará uma falsa impressão que ela está 100% resolvida.
Passo 2. Cartões Detalhados para Cada Tarefa
Dentro de cada lista, cada tarefa é representada por um cartão individual. Estes cartões são o coração do Trello e devem conter informações detalhadas sobre a tarefa em questão. Algumas informações-chave incluem:
- Descrição: Uma descrição clara e concisa da tarefa. Pode incluir os objetivos específicos, requisitos e informações relevantes. Uma das reclamações mais recorrentes de membros de times de desenvolvimento é sobre o PO ou outros demandantes abastecer o card apenas com informações superficiais.
- Checklists: Divida tarefas complexas em passos menores usando checklists. Isso ajuda a manter o progresso transparente e permite que os membros da equipe marquem itens à medida que concluem cada etapa. Só tenha o cuidado de não transformar um mero card em praticamente um projeto. Omitir muitas atividades em checklists internas dos cartões podem atrapalhar a gestão visual do quadro. Os Checklists devem listar tarefas que estejam diretamente ligadas à demanda do card.
- Data de Entrega: Estabeleça prazos realistas para cada tarefa e utilize os recursos de data de entrega do Trello para acompanhar o progresso. Quando uma data de entrega é definida no card, ela fica exposta no card e muda de cor para vermelha para sinalizar que o gargalo pode acontecer. Datas de entregas reforçam a gestão visual no Trello.
- Etiquetas: Use etiquetas coloridas para categorizar as tarefas. Por exemplo, você pode usar cores diferentes para indicar a prioridade, o tipo de tarefa (desenvolvimento, correção de bugs, etc.) ou o membro responsável. É preferível o uso da etiqueta no lugar de criar várias colunas. Ao passar dos ciclos de Sprints, talvez uma dessas etiquetas ganhem o status de coluna, mas isso só será justificado caso realmente agregue uma melhora no fluxo de trabalho do time.
Passo 3. Integração com Ferramentas Externas
Uma das vantagens do Trello é sua capacidade de integração com várias ferramentas externas. Para equipes de desenvolvimento, isso pode incluir ferramentas de versionamento como o GitHub, sistemas de comunicação como o Slack e ferramentas de automação.
- GitHub: Vincule seus repositórios do GitHub aos cartões relevantes no Trello. Isso permite que a equipe acesse rapidamente o código-fonte associado a uma tarefa específica, facilitando a revisão e colaboração.
- Slack: Configure integrações para receber notificações automáticas no canal do Slack da equipe sempre que houver atualizações nos cartões do Trello. Isso promove uma comunicação eficiente e mantém todos atualizados sobre o progresso.
- Jira: Às vezes é necessário realizar integração entre times diferentes que atuam em uma mesma demanda. Acontece por exemplo em um time de desenvolvimento que precisa interagir com um time que dá sustentação e suporte através do Jira Service Management.
Passo 4. Reuniões Regulares de Revisão do Quadro Trello
Manter o quadro Trello atualizado é fundamental, e reuniões regulares de revisão são uma maneira eficaz de garantir isso.
Estabeleça um cronograma recorrente para revisar o quadro com a equipe, discutir o progresso, identificar obstáculos e ajustar as prioridades, se necessário.
Caso você faça seja Scrum Master ou faça parte de um time de desenvolvimento aproveite o ritual da Scrum Retrospective para refinar os processos ligados ao quadro Trello.
Essas reuniões não apenas melhoram a transparência, mas também promovem a colaboração e o envolvimento da equipe.
Um processo que se refina constantemente é a chave para o sucesso
Criar e manter um quadro Trello eficiente para uma equipe de desenvolvimento é um passo crucial para o sucesso do projeto.
Ao estabelecer listas estratégicas, detalhar cartões, integrar ferramentas externas e realizar reuniões regulares de revisão, sua equipe estará melhor posicionada para enfrentar os desafios do desenvolvimento de software de forma organizada e eficaz.
Personalize o exemplo fornecido de acordo com as necessidades específicas da sua equipe e observe como a colaboração e o acompanhamento de projetos se tornam mais eficientes.
